‘In juli 2013 moet er een nieuwe organisatie staan. Voor gebruikers moet er dan één ingang zijn en één loket.’ Bas Savenije, algemeen directeur van de Koninklijke Bibliotheek, licht de plannen toe voor het samengaan van zijn KB met het Nationaal Archief, één deur verder, vlak bij het Haagse Centraal Station.
‘We overleggen al twee jaar met het Nationaal Archief over nauwere samenwerking,’ zegt Savenije, ‘en beleidsmakers waren enthousiast.’ KB en NA wilden het overleg graag minder vrijblijvend maken en legden dat voor aan het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Het antwoord van staatssecretaris Halbe Zijlstra kwam snel: hij besloot dat over anderhalf jaar een fusie rond moest zijn.
‘Ambitieus’ noemt Savenije die deadline, en hij sluit uit dat de organisaties dan al helemaal versmolten zullen zijn. ‘In de zomer van 2013 moeten we wel een website hebben, en een algemene leeszaal. Voor bezoekers moet onmiddellijk duidelijk zijn dat ze met één organisatie te maken hebben. Maar het zal niet lukken alle depots zo snel samen te voegen, en voor het raadplegen van de bijzondere collecties zullen er nog wel even twee zalen blijven.’ Anders zouden kostbare archiefstukken voor elke bezoekersaanvraag over te grote afstanden moeten worden vervoerd.
In anderhalf jaar tijd moet er veel gebeuren. Neem alleen de nieuwe ingang van de gezamenlijke instelling. ‘Den Haag CS wordt momenteel verbouwd en de uitgang van het station aan deze kant schuift een stuk op. Daardoor verdwijnt de logische loop langs het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek zoals die er nu is,’ legt Savenije uit. ‘Als we zichtbaar willen blijven, moet er een nieuwe entree komen.’
Nog minder tijd is er om duidelijk te krijgen welk personeel de nieuwe instelling precies nodig heeft. Dat moet over een klein jaar al worden besloten. Hoe de directiestructuur eruit zal zien is onderwerp van overleg. Savenije sluit zichzelf uit als directeur: ‘Ik werk door totdat dit rond is en daarna ga ik met pensioen.’
Eén directeur vindt Savenije persoonlijk niet voor de hand liggen. ‘Ik heb bepaald geen tijd over, net zomin als de directeur van het Nationaal Archief, die ook nog eens Algemeen Rijksarchivaris is. Er is op directieniveau volgens mij te veel werk voor één persoon. En meerhoofdige directie ligt voor de hand en twee is niet altijd een handig aantal. Ik verwacht dus eerder drie directieleden.’ Daarmee loopt Savenije vooruit op de onderhandelingen en noodzakelijke aanpassingen van de wet.
Verder benadrukt Savenije dat het hier niet gaat om een bezuinigingsoperatie, al is het doel wel om efficiënter te gaan werken. ‘Het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek hadden elk apart al een bezuinigingsdoelstelling. Misschien dat de samenwerking kan helpen kosten te besparen, maar dat is niet het idee achter het plan.’
De Koninklijke Bibliotheek en (voorlopers van) het Nationaal Archief hebben twee eeuwen naast elkaar bestaan. Oorspronkelijk was de KB de bibliotheek voor het parlement en later vooral voor geesteswetenschappers. Samenwerking met het Nationaal Archief lag toen niet erg voor de hand, zegt Savenije. Maar sinds 1974 is de KB een depotbibliotheek. Dat wil zeggen dat vrijwel alle Nederlandse publicaties er worden bewaard. ‘Sindsdien hebben we meer een archieffunctie gekregen, en daarom is samengaan nu misschien logischer.’
Op het gebied van digitalisering werken de instellingen al veel samen, bijvoorbeeld in de Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid, die streeft naar een landelijk netwerk om allerlei digitale bestanden voor lange tijd te bewaren en toegankelijk te maken.
De grenzen tussen de taken van de KB en het NA vervagen in de digitale tijd. Wie is er bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de opslag van tweets? Maar juist op het terrein van de digitalisering zijn er ook verschillen tussen NA en KB. Het beheer van overheidsarchieven, de hoofdtaak van het Nationaal Archief, moet binnen enkele jaren geheel digitaal verlopen. Dat is complexer dan het digitaal maken van een collectie boeken. ‘In de omgang met de collecties zullen de oorspronkelijke organisaties nog wel een tijdje zichtbaar zijn.’
Over de opstelling naar het publiek wordt nog overlegd. Savenije: ‘Als KB hebben we kortgeleden besloten niet langer zelfstandig wisselende tentoonstellingen te organiseren, zoals nu gebeurt in de Verdieping van Nederland. Het lijkt ons zinvoller op dit terrein met musea samen te werken.’
Ook over de toekomstige naam van het nieuwe instituut is nog niet besloten. ‘Iedereen die ermee te maken heeft, vindt dat zowel “bibliotheek” als “archief” terug moet komen in de nieuwe naam. En veel mensen vinden het “koninklijke” wel mooi. We hebben aan het ministerie voorgelegd of het mogelijk is dat te behouden.’
