Politici en ambtenaren mailen en appen als ieder ander. Voor historici van de toekomst zal dat een overvloed aan informatie opleveren, zegt Marens Engelhard, algemeen rijksarchivaris en directeur van het Nationaal Archief. Maar met gaten.
Gebruik diensten als WhatsApp niet om beleid te bespreken, zegt de rijksoverheid tegen ambtenaren en politici. Doe je het toch, zorg dan dat de berichten worden bewaard. ‘Dat is de theorie,’ zegt Engelhard, ‘maar waarschijnlijk wordt het merendeel van de chatberichten niet opgeslagen.’ Hoe belangrijk chatconversatie kan zijn bleek begin juni 2020, toen de Amsterdamse burgemeester Halsema en minister Grapperhaus van Justitie en Veiligheid via WhatsApp botsten over het aantal deelnemers aan een antiracismedemonstratie.
Engelhard pleit al langer voor de opslag van digitaal overleg. Niet alleen van chats, maar ook van e-mail: ‘Vanaf de introductie van e-mail zijn berichten nauwelijks bewaard. Inmiddels is afgesproken dat alle werkmail van rijksambtenaren tien jaar lang wordt opgeslagen en doorzoekbaar wordt gemaakt voor geautoriseerde ambtenaren, voor als er informatie wordt opgevraagd. Na tien jaar worden alleen nog de berichten van zogenoemde sleutelfunctionarissen behouden. Met hun mails kunnen historici van de toekomst de belangrijke beslissingen over beleid en uitvoering onderzoeken. Deze aanpak wordt nu geïmplementeerd, dus over tien jaar hopen we de resultaten te zien.’
Met chatberichten ligt het lastiger, legt Engelhard uit: ‘Dat komt onder meer doordat de berichten op servers van buitenlandse bedrijven staan. Dat maakt bewaren ingewikkeld. In theorie is dat op te lossen met een speciale berichtendienst van het rijk, die chats meteen archiveert. Maar dan is er nog het feit dat iedereen weleens behoefte heeft aan een privéplek om informeel te overleggen. Dat gebeurt nu vaak via chats, en ik begrijp dat niet iedereen zin heeft om die berichten openbaar te maken. We hebben het dan over het grensgebied waar democratische transparantie ophoudt nuttig te zijn.’ Hoe de overheid daarmee zal omgaan is nog niet duidelijk.
Geertje Dekkers is historicus en journalist.
