‘Anders doen ze het altijd,’ verklaart het personeel

De afgelopen vijf jaar onderwierp Historisch Nieuwsblad in het zomernummer Nederlandse (en buitenlandse) historische musea aan een kwaliteitstest. Dit jaar test het blad voor het eerst de Nederlandse archieven.

U doet historisch onderzoek? U pluist uw familieverleden na, of wilt alles weten over de geschiedenis van uw woonplaats? Dan gaat u naar een archief. Wij zetten op een rij waar u goed wordt geholpen en waar u beter weg kunt blijven.

Het Utrechts Archief is groot en donker. We leggen onze jas in een kluisje, waarvan het ouderwetse houten deurtje niet goed sluit. Volgens een streng bordje moeten we de tas van onze laptop na het installeren terugbrengen naar de garderobe. Dat duurt even, want er is amper één stopcontact per twee tafels.

We zijn op zoek naar bronnen over de Utrechtse rechtspraak uit de zestiende en de twintigste eeuw. In de computers staat lang niet de hele catalogus. We krijgen een stapeltje aanvraagbriefjes en een papieren index.

Drie stukken vragen we op: een boek uit de bibliotheek, verslagen van de reclassering tussen 1948 en 1988, en een schepenenlijst uit 1577. Na tien minuten wordt een dik pak papier naar onze tafel gebracht. Helaas het verkeerde. Voordat het bibliotheekboek is opgediept moeten we veertig minuten wachten op onze oncomfortabele plastic stoel. We gaan op zoek naar de kantine, maar vinden slechts een kale kelder met koffieautomaat.

Archieven willen af van hun stoffige imago. Ze worden tegenwoordig afgerekend op hun bereik en publieksvriendelijkheid. Met websites, rondleidingen en exposities moeten ze een breed publiek lokken. Archieven moeten niet enkel bewaren; ze moeten worden gebruikt.

Historisch Nieuwsblad wil weten wat er hiervan terechtkomt. Daarom dit jaar geen Grote Museumtest, maar de eerste Grote Archieventest. We onderzoeken tien grotere Nederlandse archieven (zie kader). Net als bij de musea willen we weten of de archieven hun best voor u doen. Bent u er als klant koning? Wordt uw nieuwsgierigheid geprikkeld? Kunt u snel de informatie vinden die u zoekt?

Foutmelding
Eerst kijken we hoe de archieven zichzelf naar buiten toe presenteren. Wat doen ze om het Nederlandse publiek te verleiden? We testen tien punten: aantrekkelijkheid van de website, kwaliteit van de online catalogus, beeldbank, bestel- en reserveringsmogelijkheden vanuit huis, drempelverlagende activiteiten (rondleidingen, cursussen), lezingen en workshops, publicaties (boeken, nieuwsbrief), onderwijs en educatie, tentoonstellingen en de archiefwinkel.

De meeste websites van Nederlandse archieven zouden frisser en aantrekkelijker kunnen. De site van de Groninger Archieven is het meest sober, zonder virtuele tentoonstellingen, beeldbank of leuke historische weetjes. Het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) in Amsterdam daarentegen toont de internetgebruiker een mooie selectie van communistische-propagandaposters. Het Nationaal Archief uit Den Haag heeft een online tijdbalk van de vaderlandse geschiedenis. Als we over de balk scrollen, verschijnen pop-ups met de belangrijkste historische feiten. Dit soort interactieve toepassingen zien we graag.

Voor de bezoeker is het uitermate prettig als het archief een online zoeksysteem heeft, waarmee we thuis in de collectie kunnen snuffelen. Bij het Nationaal Archief is die mogelijkheid beperkt, omdat de immense collectie nog niet helemaal digitaal is verwerkt. Wel biedt het als een van de weinige de mogelijkheid om via de website stukken te reserveren. Die zijn echter pas na drie dagen in te zien, omdat de enige medewerker die de reserveringen mag afhandelen niet de hele week aanwezig is. Als we het Apeldoornse Archief Cultuur Onder Dak (CODA) bellen om een stuk apart te laten leggen, vraagt een korzelige stem: ‘Wat moet je hebben dan?’

Veel (amateur)onderzoekers moeten bij hun eerste archiefbezoek een drempel overwinnen. ‘Kan ik er wel vinden wat ik zoek zonder in de enorme papierberg te verdrinken?’ Het Utrechts Archief geeft elke ochtend een rondleiding voor nieuwe aanmeldingen. In het Noord-Hollands Archief in Haarlem kan cursusleidster Agnes Dunselman ons alles vertellen over oud-Nederlandse handschriften, begraafregisters en ‘beroepen van onze voorouders’. De workshop ‘Indentured Plantation Labour. A Comperative Historical Approach’ van het IISG lijkt ons vooral voor liefhebbers.

Als schatkamers van de geschiedenis hebben archieven een educatieve functie. Niet alle archieven maken die rol waar. Lespakketten of readers voor scholieren ontbreken bij het NIOD en het Nationaal Archief. De Groninger Archieven daarentegen bieden leerprojecten voor zowel basisschool als universiteit. Ook heeft het archief lesstof verzameld over het eindexamenonderwerp ‘Van kind tot burger’. In dit kader is op de begane grond van het gebouw een minitentoonstelling ingericht. Veel wijzer worden we echter niet van de paar fotootjes van negentiende-eeuwse schoolklassen.

Toch zijn we gecharmeerd van tentoonstellingen. We willen dat archieven met hun schatten pronken en ons vermaken. Het Nationaal Archief heeft dat goed begrepen. In een aparte, schemerachtig ruimte staan veertig kleine tribunes, waarvan de voeten blauw oplichten. In deze mystieke omgeving raken we onder de indruk van relikwieën als het scheepsjournaal van Abel Tasman en de verdragstekst van de Vrede van Munster. Dit is een stuk spannender dan de saaie, Duitstalige expositie over boekenroof door de nazi’s die we bij het NIOD aantreffen.

We willen graag iets mee naar huis nemen. Een boek, een poster, of misschien wel een leuke beker met opdruk. De winkel van het Rotterdams Gemeentearchief ziet er prachtig uit. Jammer alleen dat we vanuit het centrale archiefgebouw een kwartier moeten lopen. Ook bij het IISG willen we boeken kopen, maar de beheerder is ziek en de receptioniste zal eerst iemand moeten bellen. Daar wachten we niet op.

Zwembadlucht
In een archief moet het goed toeven zijn. Daarom testen we de faciliteiten. De twaalf testpunten zijn: openingstijden, ontvangst, primaire voorzieningen (toegankelijkheid voor rolstoelen, garderobe, wc’s), bewegwijzering, brandveiligheid, de kantine, regels voor bezoekers, comfort (licht, laptopaansluitingen, meubilair), computers, rust, beveiliging en reproductiemogelijkheden.

Veel potentiële archiefbezoekers hebben bezigheden overdag, vooral doordeweeks. Niet alle archieven houden daar rekening mee. Zo hanteren het Gemeentearchief Amsterdam en het IISG strikte kantoortijden. Het Noord-Hollands en het Utrechts Archief zijn bovendien maandags gesloten. In het CODA kunnen we echter het hele weekend terecht.

Het eerste bezoek aan een archief begint vaak met inschrijven. De meeste receptionisten handelen dit vlot en vriendelijk af. Bij het Nationaal Archief vergeet de baliemedewerker ons pasje te activeren, maar dat wordt onder het uitroepen van verontschuldigingen vlot verholpen. Heel anders gaat het bij de Groninger Archieven. Het elektronische aanvraagsysteem herkent de code van het pasje niet. Twee keer gaan we terug naar de balie, maar volgens de receptionist ligt het aan ons ‘onleesbare handschrift’. De echte reden is dat niemand ons heeft verteld dat we bij het inloggen ook onze initialen moeten invoeren.

Kluisjes voor onze spullen zijn meestal gratis, alleen bij het Nationaal Archief en het CODA moeten we geld inwerpen. De toiletten in het Utrechts Archief zijn schoon, maar wel erg ouderwets en smal. De zwembadlucht is er niet te harden. Ook bij het NIOD gaan de schoonmaker wel erg kwistig met de allesreiniger om. Aan de kraan zitten zeepresten. Maar over het algemeen hebben we over het sanitair niet te klagen.

Ook de bewegwijzering is doorgaans in orde. In het Noord-Hollands archief volgen we braaf de ‘bordjes’ – geprinte A4’tjes in plastic –, om uiteindelijk in de verkeerde zaal terecht te komen. We merken het pas als we al helemaal zijn uitgepakt. De brandveiligheid lijkt in de meeste archieven gewaarborgd. Alleen in het CODA weten we niet waar de nooduitgangen zich bevinden en zijn in geen velden of wegen brandblussers te bekennen. In het IISG hangt op een brandslang een briefje: ‘Defect.’

Na een paar uurtjes aanpoten in het Gemeentearchief Amsterdam gaan we naar de kantine, voor koffie en een broodje kaas. Als we daar aankomen, staan we voor een dichte deur: hij is vanaf halftwee gesloten. Bij het Brabant Historisch Informatiecentrum sluit de tent zelfs al rond het middaguur. De Bossche kantine serveert echter een prima lunch, die we opeten onder eeuwenoude boogjes. Het lekkerste broodje krijgen we in Apeldoorn; de kaas is er zelfs een beetje gesmolten. Bij het NIOD moeten we het doen met koffie en een Snickers uit de automaat. Zelfs die laatste ontbreekt in Rotterdam en Utrecht.

Elk archief heeft huisregels, om beschadiging of diefstal van stukken te voorkomen. Soms schieten die regels echter hinderlijk door. Zo is het verbod op pennen lastig, als het archief geen potloden als alternatief aanbiedt – zoals in Groningen. Ook lastig is het Rotterdamse verbod om meer dan één archiefstuk tegelijk op tafel te hebben.

Kopieerdame
We testen uiteraard op studeer- en leescomfort. Allereerst moet het licht goed zijn. In het schemerduister van het Nationaal Archief staren we ons scheel op vergeelde papieren. Maar bij het NIOD vormen leestafels een kring rond een kleine cirkelvormige glazen binnentuin met boom, waardoor ruimschoots daglicht binnenkomt. Bij donker weer zijn er bovendien afzonderlijke leeslampen boven iedere werkplek.

Ook de Groninger Archieven hebben leeslampen – met ouderwetse groenglazen kappen –, maar deze schijnen hinderlijk fel in ons gezicht. Wel zitten we in de Groninger Archieven op chique designstoelen van zwart leer en metaal. De stoelen bij het Noord-Hollands Archief daarentegen zouden niet misstaan in een goedkope bedrijfsruimte. In Apeldoorn hebben we na een kwartier al een houten kont.

Computers zijn in veel archieven niet dik gezaaid. In de gemeentearchieven van Amsterdam, Rotterdam en Utrecht zijn er bovendien aparte pc’s om stukken te zoeken, en om ze aan te vragen. Als we in het BHI een boek willen reserveren, blijken de aanvraagcomputers defect. ‘Anders doen ze het altijd,’ verklaart het personeel.

Om prettig te kunnen werken hebben we stilte nodig. In de meeste archieven houden personeel en bezoekers zich gedeisd, en in de Groninger Archieven zouden we makkelijk in slaap kunnen vallen. Maar in het Gemeentearchief Amsterdam lopen medewerkers af en aan, rinkelen telefoons, en worden luide gesprekken gevoerd.

Elke dag worden uit archieven stukken gestolen. De maatregelen om diefstal te voorkomen verschillen sterk per archief. De notulen van de SDAP die we bij het IISG hebben opgevraagd, zouden we zonder veel moeite het gebouw uit kunnen smokkelen. Zelfs het Nationaal Archief, waar zovele unieke en kostbare stukken worden bewaard, heeft geen scanpoortjes of camera’s, in tegenstelling tot het NIOD. Bij het gemeentearchief van Amsterdam voelen we ons echter bijna geïntimideerd door de bewakingsbeambte die door de zaal patrouilleert.

Om te voorkomen dat wij kopieën laten maken zonder ervoor te betalen, heeft het NIOD een ingewikkeld systeem bedacht. Eerst moeten we toestemming vragen aan de studiezaalmedewerker. Die zet zijn handtekening op een formulier. Daarmee lopen we naar de ‘kopieerdame’, die op het formulier de prijs schrijft en aan de slag gaat. Eigenlijk zouden wij nu naar de receptionist moeten lopen om te betalen, om met het bonnetje in de hand ons kopietje op te halen. Maar we mogen ook bij het weggaan afrekenen. Waterdicht is het systeem dus allerminst.

In de meeste archieven worden kopieën direct voor ons gemaakt. Alleen in het Noord-Hollands Archief duurt het maken van een simpele kopie maar liefst 22 minuten. En de medewerkers van de Groninger Archieven maken nooit meer dan tien kopieën per bezoek. Hebben we er meer nodig, dan komen we een andere keer maar terug.

Creatief zoeken
Het laatste onderdeel waarop we testen, is publieksvriendelijkheid. Die meten we af aan acht criteria: behulpzaamheid en deskundigheid van het personeel, de mate van digitalisering, gebruiksvriendelijkheid van de computers, de catalogus, de bibliotheek, de snelheid waarmee opgevraagde stukken worden bezorgd, de mogelijkheid van onderzoek in opdracht, en de mogelijkheid reproducties te bestellen.

In de meeste archieven is het personeel vriendelijk en behulpzaam. Zo zijn de medewerkers van het CODA hevig geïnteresseerd in ons onderzoeksonderwerp – verzetsstrijder G.P. Duuring – en overstelpen ons ongevraagd met telkens nieuwe archiefstukken. Veel minder behulpzaam is het personeel van het Gemeentearchief Amsterdam. We vragen hoe we ons onderzoek het best kunnen aanpakken. De man achter de balie wimpelt onze vraag af: ‘Eerst literatuuronderzoek doen.’ Verslagen druipen we af.

Ronduit bot worden we behandeld in de Groninger Archieven. Een zestiende-eeuwse bron wordt ons bijkans geweigerd, met het argument: ‘Dat kun je toch niet lezen.’ Omdat de Groningse archiefmedewerkers ons daarvóór al drie keer een verkeerde inlogcode hebben gegeven, komt het tussen ons niet meer goed.

Een archief is waardeloos als bezoekers er niets kunnen vinden. De meeste archieven hebben de laatste jaren veel tijd en moeite gedaan om hun papieren catalogussen te vervangen door digitale. Meer dan de helft van de onderzochte archieven is hier nog niet klaar mee. Bovendien laten de zoekprogramma’s nogal eens te wensen over. Zo herkent het systeem van het Rotterdamse Gemeentearchief veel te weinig zoektermen. ‘Je moet een beetje creatief zoeken,’ zegt de baliemedewerkster verontschuldigend, en ze helpt een handje mee.

We testen ook de snelheid waarmee aangevraagde stukken worden opgediept. Gemiddeld wachten we zo’n twintig minuten. Het snelst is het Noord-Hollands Archief: vier minuten voor een boek, twaalf minuten voor een archiefstuk. Het IISG heeft het diepterecord: anderhalf uur voor een simpel bibliotheekboek.

De medewerkers van het NIOD brengen de aangevraagde stukken keurig naar onze werkplek. Maar in het Gemeentearchief Amsterdam wachten we dik een halfuur tot ons tafelnummer op de lichtkrant verschijnt ten teken dat we onze stukken kunnen afhalen. We vragen of alles goed gaat. Wat blijkt? De lichtkrant heeft de nummers door elkaar gehusseld. Doet ie wel vaker. De baliemedewerker adviseert: ‘Als het lang duurt, moet je altijd even komen vragen.’

De Grote Archieventest heeft geen extreme verschillen aangetoond tussen de tien onderzochte instellingen. Tussen de 4,5 van de Groninger Archieven en de 6,5 van het Nationaal Archief zit slechts 2 punten ruimte. Alle archieven laten steken vallen, elk op een ander terrein. De Groningers verliezen het vooral op presentatie en publieksvriendelijkheid. Maar ook het Nationaal Archief heeft als ‘winnaar’ nog veel werk te verzetten. En niet alleen bij het digitaliseren van de collectie: het zou ook meer aandacht moeten besteden aan onderwijs en rondleidingen voor nieuwe klanten. Het ideale archief hebben we nog niet gevonden.

Het testteam bestond uit: Floor Bal, Menno Bos, Jessica van Geel, Martijn Lak, Annemarie Laven, Maaike Looijen en Gerard van der Waal.

Nationaal Archief, Den Haag 6,5
De papieren schatkamer van dit land. Topstukken worden tentoongesteld als kroonjuwelen. Jammer dat de bezoekers nog met ouderwetse papieren klappers moeten zoeken. Wie een rondleiding wil moet vijf euro betalen en wachten tot de eerste zondag in de maand.
Pas op: de kaas in de kantine is klef.

Brabant Historisch Informatiecentrum, ’s-Hertogenbosch 6+
Schitterend gelegen in een soort citadel. Wie hongerig is geworden van het spitten in het Brabantse verleden kan een lekker broodje eten onder oude boogjes. Een enkeling doet er zelfs een dutje. Met een digitale camera mag u zelf stukken fotograferen.
Pas op: de computers doen het niet altijd.

NIOD, Amsterdam 6+
Veel comfort: verstelbare stoelen, zelfbediening in de bibliotheek, en bovenal heerlijk daglicht. De medewerkers zijn geïnteresseerd en brengen de stukken naar u toe. Jammer dat ze vaak in geen velden of wegen te bekennen zijn. Als u een kopietje maakt, houdt u drie mensen bezig.
Pas op: uit de koffieautomaat komt bocht.

CODA, Apeldoorn 6
Grote delen van dit archief staan nog niet in de elektronische catalogus, en de bibliotheek bevindt zich in een ander gebouw. De kantine serveert een goede bak koffie en een warm pistoletje met oude kaas. Ook op zaterdag en zondag geopend.
Pas op: van de stoelen krijgt u geheid een houten kont.

Gemeentearchief Amsterdam, Amsterdam 6

Horen en zien vergaan u in de studiezaal. Personeel is schaars en niet erg toeschietelijk. Wacht niet tot uw tafelnummer op de lichtkrant van de uitgiftebalie verschijnt. Hopelijk wordt het straks in het nieuwe pand De Bazel in de Vijzelstraat allemaal beter.
Pas op: medewerkers houden niet van domme vragen.

IISG, Amsterdam 6-
Liefhebbers van moderne sociale geschiedenis moeten anderhalf uur wachten op een bibliotheekboek. Misschien omdat de catalogus al tien jaar niet meer is bijgewerkt. In de tussentijd kunt u kijken naar foto’s van steenhopen, die hier verdwaald lijken.
Pas op: chipknip-terreur! Zonder zo’n kaartje krijgt u koffie noch kopie.

Rotterdams Gemeentearchief, Rotterdam 5+
De vierkante wederopbouwkolos is bij de laatste verbouwing omgetoverd in een toonbeeld van duurzaamheid. Helaas is vergeten om een behoorlijke entree te maken. Voor het eigenlijke uithangbord van dit archief, de winkel aan de Coolsingel, moet u een kwartier lopen.
Pas op: de zoekmachine kent te weinig ingangen.

Noord-Hollands Archief, Haarlem 5+
In de winkel zijn boeken, landkaarten en impressionistische reproducties te koop. Archiefstukken liggen in vijf tot tien minuten na uw aanvraag op tafel. Maar een kopietje laten maken kost u 22 minuten. De beveiliging stelt niets voor.
Pas op: extreem korte openingstijden.

Utrechts Archief, Utrecht 5
Stoffig, ouderwets, onaantrekkelijk. Slecht sluitende houten kluisjes en zwembadlucht in de wc’s. Het personeel heeft weinig tijd voor u. Bezoekers die een vraag stellen krijgen het gevoel als lastig te worden ervaren. Organiseert wel elke ochtend een rondleiding voor nieuwe bezoekers.
Pas op: kom nooit op maandag: dan staat u voor een dichte deur.

Groninger Archieven, Groningen 4,5
Om dit archief te bezoeken is moed nodig. De medewerkers doen alle vooroordelen over stugge, onvriendelijke Groningers eer aan. De online catalogus is een bezoeking, en de ‘tentoonstelling’ bestaat uit lege vitrines. Pluspuntje: het is hier zo stil dat je in slaap zou kunnen vallen.
Pas op: sommige medewerkers hebben een lage dunk van de onderzoeksvaardigheden van hun klanten.

[HOI MIRANDA. HIERONDER STAAN TABELLEN. AAN jou de vraag of je die ook wilt opmaken. Ik kan je een voorbeeld sturen van hoe dat in eerdere jaren gebeurde, ik geloof met groene vierkantjes en rode blokjes.

Bovenaan staan in kapitalen afkortingen. Zou je daar de volledige namen van de archieven kunnen zetten. als je dat verticaal doet heeft het geen invloed op de tabel.

Mocht dit problemen opleveren, bel dan even! Succes!

RG = Rotterdams Gemeentearchief
UA = Utrechts Archief
GA = Gemeentearchief Amsterdam
NH = Noord-Hollands Archief
NIOD = Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie
NA = Nationaal Archief
GG = Groninger Archieven
CODA = Cultuur Onder Dak Apeldoorn
IISG = Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis

BHI = Brabant Historisch Informatiecentrum

PRESENTATIE NAAR BUITEN

RG UA GA NH NIOD NA GG CODA IISG BHI

Website 0 0 + 0 0 + x 0 + 0

Online catalogus x + 0 0 + 0 x x + +

Beeldbank x + + + + + x + x 0

Thuis reserveren x x + x x 0 x 0 0 +

Rondleiding/cursussen + + + + x x 0 + + x

Lezingen + x x x + + + x + x

Publicaties + 0 + 0 0 + + 0 + x

Onderwijs en educatie + + 0 x x x + + + x

Tentoonstellingen x x x x x + x + 0 x

Archiefwinkel 0 0 0 + x x 0 + x x

Cijfer 5 6 7 5 4 6 4 7 7 3

FACILITEITEN

Inschrijven + + + + + 0 x + + +

Openingstijden + 0 0 + 0 + + + x +

Rolstoelvriendelijkheid/garderobe/wc + 0 + 0 0 0 + 0 + +

Bewegwijzering 0 + x x + + + + x +

Brandveiligheid + + + + + + + x 0 +

Kantine x x x x x 0 x + + 0

Regels x x x x + + x + + +

Comfort + x + x + 0 0 x + +

Rust x + x 0 0 + + x + +

Computers (beschikbaarheid) + x 0 x x x + + + x

Beveiliging 0 x + x + x 0 0 x 0

Kopiëren + + + 0 + + + + + +

Cijfer 6 4 5 3 7 6 6 6 7 8

PUBLIEKSVRIENDELIJKHEID

Personeel + x 0 + 0 + x + 0 +

Digitalisering 0 0 0 0 0 0 x x 0 +

Computers (gebruiksvriendelijkheid) x + 0 0 + + x x x x

Bibliotheek 0 0 x + + + x x x +

Catalogus x + + + + 0 0 0 + +

Snelheid + x + + + + + + x +

Onderzoek in opdracht + + + + + + + + x +

Reproducties + + + 0 + + + + + +

Cijfer 5 5 6 8 8 8 4 5 3 8

Totaalcijfer 5+ 5 6 5+ 6+ 6,5 4,5 6 6- 6+